Geltungsbereich und Anwendbarkeit von Lizenzverträgen – ein unterschätztes Risiko!

vertraegeInnerhalb der Software Nutzungsrechte (EULA – End User License Agreement) wird geregelt was der Lizenznehmer/Anwender, mit der Software tun darf, bzw. wie diese verwendet werden darf.

Der zugrundeliegende Lizenzvertrag regelt neben den AGB´s die Rechte und Pflichten zwischen dem Lizenznehmer und Lizenzgeber.
Fast alle Lizenzverträge regulieren Bereiche wie “Aufzeichnung von Lizenzen”, “Nachprüfung Vertragserfüllung/Audit-Clause” und auch den Geltungsbereich des Vertrags.

Der Geltungsbereich, oder oft auch als Einsatzumgebung bezeichnet, regelt u.a. die folgenden Fragen:

Wo dürfen die Lizenzen eingesetzt werden?
(Beispiel: Weltweit, EU, EFTA)

Welchen Anwendern darf ich die Software zur Verfügung stellen, und wie ist die Abgrenzung definiert?
(Beispiel: Direkte Mitarbeiter, Mitarbeiter aus verbundenen Unternehmen, Arbeitern, Leiharbeitern, Kunden, Erfüllungsgehilfen usw.)

Wie darf ich die Software bereitstellen ?
(z.b. auf Hardware die sich im Besitz des Lizenznehmers befindet, auf Hardware aus Leasing, in gehosteten Cloud-Umgebungen, auf Hardware Dritter usw.)

Ein typisches Szenario, welches ein hohes Compliance Risiko birgt:
Mehrere verbundene Unternehmen (Tochter oder Schwestergesellschaften, Holdings usw.) greifen auf eine gemeinsame IT zu. Egal ob jedes der Unternehmen einen eigenen Lizenzvertrag besitzt, oder die Softwarelizenzen zentral über einen Rahmenvertrag beschafft werden: Es müssen zahlreiche Faktoren berücksichtigt werden, um keine böse Überraschung bei der nächsten Lizenzüberprüfung zu erleben. Im Falle das alle Unternehmen eigene Verträgen besitzen, muss u.a. geklärt werden ob eine “Server Zugriffslizenz” von Unternehmen B berechtigt ist auf einen Server des Unternehmens A zuzugreifen. Findet eine zentrale Lizenzbeschaffung statt, spielt bei den meisten Software Herstellern die prozentualen Besitzverhältnisse unter den verbundenen Unternehmen eine entscheidende Rolle.

Fazit/Empfehlung für CIOs und Compliance Manager : Prüfen Sie neben den Lizenzbestimmungen auch regelmäßig Ihre Lizenzverträge. Besonders betroffen sind Unternehmen mit regelmäßigen Zukäufen und Veräußerungen (M&A) von Unternehmensbereichen/Firmen!

Marcel Lepkojis – SAM Senior Consultant/ Teamleiter SAM



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