Aufzeichnungspflicht: welche lizenzrelevanten Informationen sind zu dokumentieren?

Welche Informationen sollten Sie jederzeit abrufen können, um den Vertragsbestandteil „Aufzeichnung über die eingesetzte Software“ zu erfüllen?
(Formulierung ist abhängig vom Software Hersteller, Beispiel Microsoft “Sie müssen über die Produkte, die Sie und Ihre verbundenen Unternehmen nutzen, Aufzeichnungen führen. Wir sind berechtigt, die Einhaltung…” Quelle: Select License Agreement 6.4)

Wird ein Wirtschaftsprüfer durch den Lizenzgeber beauftragt, den Status Ihrer Lizenzierung zu prüfen, fordert dieser i.d.R. als erstes die “Aufzeichnungen zum Einsatz der Software” und Lizenznachweise (Proof of License).

Die Antwort: Alle aus den Nutzungsrechten hervorgehenden, lizenzierungsrelevante Informationen, unter Berücksichtigung der angewandten Lizenzmodelle und der zugrundeliegenden Vertragsform.

Welche Informationen das im einzelnen Fall sind, muss individuell ermittelt und ständig überprüft werden. Abhängig von der Auslastung der IT-Ressourcen kann dies intern oder durch externe Services bewältigt werden.

Ein Beispiel: Betreiben Sie einen virtuellen SQL Server 2008R2  Standard, im CPU Lizenzmodel, sind über 20 Indikatoren zu erfassen, um die korrekte Lizenzierung sicherzustellen.



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