KOSTENLOSER LEITfaden für SOFTWARE LIZENZ MANAGEMENT (LEITWERK AG)

Der KOSTENLOSE Leitfaden für SOFTWARE LIZENZ MANAGEMENT – Technische Inventarisierung 

Sie müssen einen Datenerhebung Ihre Software Nutzung durchführen?  Haben Sie Post von einem Hersteller erhalten? Oder wollen Sie prüfen ob Sie einem Audit standhalten können? Oder brauchen Sie eine exakte Budgetplanung für Software? Sie haben freie interne Ressourcen zur Verfügung? 

Dieser Experten Leitfaden wird Ihnen helfen eine fundierte Basis aller Nutzungsdaten für eine korrekte Lizenzbilanz zu erstellen. 



Leitfaden für SOFTWARE LIZENZ MANAGEMENT – Technische Inventarisierung 
Teil: 01-04

  

  


  • Status: Draft  
  • Version 0.1.9
  • Letzter Autor: Marcel Lepkojis 
  • Datum: 01-2016

Das Vorgehensmodel beruht auf langjähriger Best Practice Erfahrungen unseres SAM Experten Teams.

Inhaltsverzeichnis 
Einleitung (01-04)  

 – Ansatz / Ziel 

  •  Zielgruppe   
  •  Konformität
  •  Die Herausforderung – Einleitung  

Planung / Die Erhebung vor der Erhebung (05-10) 

 a) Welche generellen Anforderung bestehen? 

 b) Welche Daten werden benötigt? (Datenbreite) 

 c) Welche Informationen müssen die Daten enthalten? (Datentiefe) 

 d) In welcher Anwendung sollen die Daten später konsolidiert werden?

  a. Dateiformat 

 e) Wo werden die Daten gesammelt und verwaltet?
Daten Erhebung (11-13) 

 a) Ziele & Anforderungen

 b) Überblick möglicher Datenquellen

 c) Methoden & Werkzeuge zur Datenerfassung 

  ○ Netzwerk Tools

   § Auto Discovery 

   § License Intelligence

   § Software Metering

   § Scan-Methoden (AD, Agent, WMI)   

  ○ Client Tools

  ○ Manuelle Erfassung   
Daten Plausibilisierung (14-18) 

 a) Ziele & Anforderungen 

 b) Überblick möglicher Datenquellen

 c) Abgleich vornehmen mit SVERWEIS

 d) Umgang mit Unregelmäßigkeiten
Daten Bereinigung (19-24)

 a) Ziele & Anforderungen

 b) Fehlerhafte Daten ermitteln 

 c) Optimierung / Bereinigung von Systemen

 d) Dokumentation der Veränderungen

 e) Veränderungen am Inventar vornehmen   
Daten aufbereiten (25-28) 

 a) Daten konsolidieren und strukturieren

 b) Systeme Klassifizieren

  a. Ziele & Anforderungen 

  b. Methoden

 c) Informationen verknüpfen (Mapping) 
Informationen aufbereiten (29-31)

 a) Daten in Informationen wandeln

 b) Visualisierung

Zielgruppe:

Die Anleitung ist gleichermaßen für global aufgestellte Unternehmen mit 5.000 Computer, und Organisationen mit 100 Computern anwendbar. 

Nur bedingte Anwendung findet der Leitfaden für die Erhebung von Serviceprovider Umgebungen (Outsourcing, Hosting, SPLA, Housing, etc.) Bitte sprechen Sie unsere SAM Experten für Provider Lizenzierung an (mlepkojis@leitwerk.de). 
Ziel dieses Dokuments:

Organisationen, welche eine Datenerhebung durch Interne Ressourcen planen müssen, dabei zu unterstützen

 – Arbeit/Zeit zu ersparen

 – ein qualitatives Ergebnis 

sicherzustellen.

Grundsätzlich ist zu empfehlen einen qualifizierten SAM Partner in das Vorhaben einzubinden, welcher u.a. eine Qualitätssicherung der Arbeitsergebnisse für Sie durchführen kann (sam@leitwerk.de) 
Konformität:

Der Leitfaden deckt alle üblichen Lizenzmetriken ab. Hersteller wie MICROSOFT, ADOBE (on-premise) oder VMWare sind vollständig unterstützt. 

U.a. werden die Anforderungen für 

 – KPMG -MSLicense Audit Sheet 2016

 – Microsoft CDIC Template 2016

 – Microsoft Deployment Summary 2016

 – VMWare License Compliance Worksheet 2016    

erfüllt.

Kundenspezifische Sondervereinbarungen zu den Standardverträgen können nicht berücksichtigt werden.

Neben dem systematischen Ansatz können Sie den Leitfaden auch als Basis für Ihre Dokumentation der Erhebung verwenden. 
Der Leitfaden beschreibt eine Datenerhebung für die folgenden IT Assets:

 • IT User (direkt / indirekt) 
 • Desktop Computer
 • Virtuelle Desktop Systeme
 • Notebooks
 • Thinclients 
 • Server Systeme
 • Virtuelle Server Systeme 
 • Datacenter & Cluster   
 • Tablets & Smartphones
 • Netzwerkdrucker & Multifunkionsdrucker (MFP´s)
 • Netzwerk Dokumenten Scanner 
 • IP Telefone
 • IP Kameras  
 • Datenerfassungs-Terminals (Erfassung, Kontrolle, Messung – z.B. Zeiterfassung)
 • Zutrittskontrollsysteme 
 • Firewall Systeme 
 • WAN/W-LAN Aktivkomponenten 
 • Industrie 3.0 Aktivkomponenten 
 • I4.0 CPS Komponenten  
 • Kiosk Systeme 
 • Präsentation-Displays 

Der Leitfaden behandelt nicht:
 • Die kaufmännische Erfassung (Lizenzen, Verträge etc.) 
 • Die Ableitung der Lizenzbilanz 

Dieses Dokument erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Die Haftung ausgeschlossen. 
Wer Software verwendet oder bereitstellt, muss die damit einhergehenden Lizenzbestimmungen des Herstellers akzeptieren. Dabei spielt es noch keine Rolle, ob die Software Kostenpflichtig (proberitäre Software) oder frei verfügbar ist (Open Source). 

Jedes Softwareprodukt unterliegt in der Regel Allgemeinen und/oder spezifischen Lizenzbestimmung des Lizenzgebers.

Diese Bestimmungen müssen bei der Inbetriebnahme (Installation) durch den Benutzer akzeptiert werden, um die Software ausführen zu können. 

Bei kostenpflichtiger Software, muss meist schon im Vorfeld einem Lizenzvertrag zugestimmt werden, um die Softwarelizenzen beschaffen zu können. Der Lizenzvertrag ist den Lizenzbestimmungen übergeordnet, und regelt den allgemeinen Einsatz der lizenzierten Software in einem Unternehmen (zum Beispiel “wer/wo/wie” darf Software aus diesem Vertrag eingesetzt werden, usw.) 

Ein Softwarehersteller, im Gegensatz zu einem PC Hersteller, verkauft sein Produkt nicht, er vertreibt lediglich die Nutzungsrechte zur Verwendung seines Produkts (das Produkt selbst bleibt sein geistiges Eigentum).

Lizenzen werden als immaterielle kaufmännische Güter gewertet, welche heute meist den größeren Anteil des IT Gesamtbudget beanspruchen (im vgl. zur IT Hardware). 

Diese anerkannten Fakten, stehen jedoch im krassen Kontrast zu dem im Mittelstand praktizierten Umgang, mit diesen wertvollen “unsichtbaren” Geschäftsgütern. 

Im Vergleich zum Fuhrpark oder dem Computer unter dem Schreibtisch, lassen sich Lizenzen nicht physisch greifen. z.B. Um einen Inventaraufkleber anzubringen, oder eine manuelle Zählung vorzunehmen. 

Ähnlich wie die Verwaltung von Verträgen oder Rechnungen, muss ein Verfahren definiert werden, um die “unsichtbaren” Güter nicht aus dem “Auge” zu verlieren. 

Im Gegensatz zu einem Vertrag, welcher z.B. die Leasingkonditionen der Firmen PKW’s regelt, besteht bei der Verwaltung von Lizenzen ein weitere Hürde: Das Produkt, das auf Basis der Lizenz genutzt werden darf, ist ebenfalls immateriell, also nicht greifbar: die Software.

Nur wenige Unternehmen dürfen behaupten ein aktives Software & Lizenzmanagement zu praktizieren. 

Besonders wenn es darum geht, sein Lizenzmanagement extern demonstrieren zu müssen, stellen viele Unternehmen fest, das Thema bisher unterschätzt zu haben. 

Zu einer “Demonstration” des Lizenzmanagements rufen diverse Softwarehersteller regelmäßig Organisationen aller Größenordnung und Branche auf. Die Berechtigung dazu wird in den meisten Softwareverträgen definiert (zB. Microsoft, Adobe, Symantec, IBM, Oracle usw.)

Für Unternehmen >500 IT User sind diese Prüfungen schon lange keine Überraschung mehr, da diese bereits mehrfach und wiederholt stattgefunden haben (jeder Hersteller darf theoretisch 1 x pro Jahr eine Prüfung durchführen). 

Auch die Zahl der Unternehmen aus dem KMU Umfeld mit 20-250 User, die zum ersten mal eine Überprüfung durchlaufen, nimmt täglich ab. 

Ein weiteres Problem: Die Lizenzbestimmungen werden ständig angepasst und erweitert, um dem technologischen Wandel und neuen Arbeitsmethoden gerecht zu werden. Die Komplexität steigt also parallel zur Dynamik.

Betrachtet man die Durchschnittlich eingesetzte Anzahl unterschiedlicher Software Produkte im Unternehmen, erkennt man bereits grob die Ausmaße die Ausmaße des SLM.  

Setzt das Unternehmen nun noch unterschiedliche Versionen / Editionen eines Produkts ein (zB. Office 2003 und 2007), vervielfacht sich die Anzahl der spezifischen Lizenzbestimmungen noch weiter. 

Den kompletten Leitfaden (PDF – 48 Seiten) erhalten Sie Kostenlose per E-Mail.
Leitfaden anfordern: sam@leitwerk.de

Software Asset Management (SAM) für die öffentliche Verwaltung, Forschung&Lehre und non-Profit Organisationen 

 Die ersten 2 Termine des neuen Leitwerk SAM Workshop haben in Karlsruhe und Freiburg stattgefunden. Die Resonanz der Teilnehmer war durchgängig sehr positiv. Von 15:00-18:00h haben die Teilnehmern wertvolle Informationen und Kenntnisse zum Thema “Lizenzmanagement im GOV/EDU/non-Profit Umfeld” erlangt. Im Anschluss fand reger Austausch bei Tapas und Canapés statt. 

Referent: Marcel Lepkojis (Senior Consultant – SAM & Licensing) 

Besonders positives Kundenfeedback fand die lebendige Art der Präsentation des doch komplexen Themas. Gelernt haben wir bezgl. der maximalen Teilnehmerzahl in den Räumlichkeiten in Freiburg.  

 Vielen Dank an alle Teilnehmer! 

Microsoft Preiserhöhung für Lizenzen & Services zum 01.08.2015

Hier eine Zusammenfassung der Prozentualen Veränderungen: 

Office 365 (+10%)

CRM-Online (+10%)

Enterprise Mobility Suite (+36%)

Azure (+13%)

Windows Enterprise Upgrade & SA (+ 20%)

Enterprise Cloud Suite USL (+ 13%)

Enterprise Cloud Suite From SA USL (+ 11%)

Core CAL Suite & Enterprise CAL Suite (inkl. Bridge CALs) (+13%)

Exchange Server Standard & Enterprise CALs (+13%)

Lync Server Standard, Enterprise, & Plus CALs (+13%)

Project Server CAL (+13%)

SharePoint Standard & Enterprise CAL (+13%)

System Center Configuration Manager (+13%)

System Center Endpoint Protection (+13%)

System Center Client Management Suite (+13%)

 Windows Server CAL (+13%)

Windows RDS & RMS CAL (+13%)

Windows MultiPoint CAL (+13%)

Microsoft Deep Dive Licensing WS

Der erste Deep Dive Workshop hat vor einer Woche in unserem Trainingscenter in Freiburg stattgefunden. Die max. Teilnehmerzahl wurde erreicht, der Workshop somit ausgebucht. Auf Basis der Feedbackbögen haben die Teilnehmer den WS mit 96% bewertet. 

Leitwerk SAM TEAM wächst: Ressourcen & Portfolio

Das SAM Team der Leitwerk AG wächst weiter: Eine weitere Ressource durchläuft seit Oktober diesen Jahres die ca. 12 Monate dauernde Basis Ausbildung zum SAM Junior & License Consultant.
Für Q1 2015 konnte eine weitere Verstärkung mit langjähriger Praxiserfahrung für den Standort Karlsruhe gewonnen werden.
Zusätzlich wird aktuell in die Ausbildung von 2 weiteren technischen Mitarbeitern im Bereich Discovery, Inventory und License Intelligence Systemen investiert.

Alle Team Mitgleider erhalten neben den erforderlichen SAM & Licensing Zertifizierung weiterführende Ausbildung u.a. zu ITIL v3, PRINCE2 und div. Softskills.
Um den Titel “Senior Consultant” zu erreichen, müssen die Berater(innen) neben mind. 5 Jahren SAM Praxiserfahrung, eine anspruchsvolle Prüfung durch den Wirtschaftsprüfer KPMG bestehen (KPMG SAM Expert), welche im Vorfeld ein umfangreiches Studium und Trainingsmaßnahmen erfordert. Die Prüfung muss mind. alle 24 Monate erneut abgelegt werden, um die Zertifizierung aufrecht zu erhalten.
“Mit diesen umfangreichen Investitionen in unsere Berater, können wir unseren Kunden ein Höchstmaß an Kompetenz und Qualität, und somit maximalen Mehrwert und Sicherheit bieten”

Microsoft veröffentlicht neues Lizenzmodell für Windows Desktop OS

imageMicrosoft hat eine grundlegende Neuerungen im Lizenzmodell für das Windows Desktop Betriebssystem veröffentlicht.
Erstmals in der Geschichte von Windows ist die Lizenzierung pro Benutzer möglich.
Betrachtet man die Entwicklung des Nutzungsverhaltens bei den Usern (in der Regel greifen User von immer mehr Geräten auf IT Services zu), eine logische Konsequenz von Microsoft.

Allerdings stellt man bei genauer Betrachtung schnell fest, dass die “per Device” Lizenz noch nicht ganz vom Tisch ist. Computer die Windows auch lokal ausführen können, benötigen nach wie vor eine qualifizierende OEM Lizenz, welche an das Gerät (die Hardware) gebunden ist.
Auch trifft die Bezeichnung “Lizenz” nur bedingt zu, vielmehr handelt es sich um eine SA – Software Assurances die einem User zugewiesen wird. Im Vergleich zur klassischen Lizenz besteht kein unbefristet Nutzungsrecht (perpetual License), sondern ein mit der Laufzeit der SA verknüpftes Nutzungsrecht.

Die Windows “User” SA ist vorerst nur im Bundle mit der Microsoft ECS “Enterprise Cloud Suite” erhältlich, welche auch Office 365 und EMS “Enterprise Mobility Suite” beinhaltet.
MS schafft so neue Anreize, um sich dem Thema “Cloud” aus anderen Motiven zu nähern.

Die Beschaffung von ECS ist vorerst nur innerhalb eines EA “Enterprise Agreement” Vertrag möglich. Abhängig von bereits vorhandenen Lizenzen steht die Suite als “ECS Add-on” oder “ECS USL” (User Subscription License) zur Verfügung.
Wie alle Software Produkte die innerhalb eines EA beschafft werden, ist die bereits erwähnte SA “Software Assurance” grundsätzlich enthalten. Diese muss alle 3 Jahre mit dem EA Renewall verlängert werden.
Bei den User basierten “Hybrid-Cloud” Lizenzmodellen (z.B. Office365, Visio for O365 usw) ist im Vergleich zu den alten Device basierten “on-Preise” Modellen die Nutzung fest an die SA gebunden. Dies bedeutet u.a. eine festere Bindung an die MS Verträge, sowie Verlust in der Flexibilität beim Vertragsmanagement und Verhandlungen mit dem Hersteller. Allerdings sollte dies für die meisten Unternehmen, die sich strategisch für einen EA entschieden haben, nicht allzustark ins Gewicht fallen.

Für das Lizenzmanagement (LM) bedeutet das neue Lizenzmodel unter Umständen einige organisatorische Herrausforderungen. Wie weitreichend diese sind, hängt von dem Reifegrad des aktuellen LM und des eingesetzten SAM Tools ab.

Fazit: Das neue Lizenzmodell kann für viele Unternehmen ein großes Einsparpotential bei gleichzeitigem Mehrwert bedeuten, sollte jedoch aus strategischer Sicht sorgfältig analysiert und individuell betrachtet werden. In vielen Fällen könnte sich das Model langfristig auch als Fehlentscheidung entpuppen.
Wie immer empfiehlt es sich neben dem “Lizenzverkäufer” (LAR/LSP) des Vertrauens einen unabhängigen Berater zu konsultieren.

MS Link

Lizenzmanagement Praktiker Workshop + Microsoft Lizenzierungs-Update am 29.09.2014

Termin: 29.09.2014 *Garantietermin* / 13.01.2015
Ort: CONNECT Schulungscenter, 79108 Freiburg, Bebelstr.17
Dauer: 1 Tag
Zeiten: 9:00 – 16:30 Uhr
Preis: 580,-€
Referent: Marcel Lepkojis

Zielgruppe: Lizenzmanager, SAM Praktiker

Inhalte:
1. Lizenzmanager im Mittelstand (Allgemeine Herausforderungen und Lösungsoptionen im Lizenzmanagement)
– Einleitung: Status License Compliance und SAM am Markt
– Aufgaben & Pflichten des Lizenzmanagers / Abgrenzung
– Interne Positionierung
– Spezielle Herausforderungen im Mittelstand + Lösungsoptionen
– Erforderliche technische, soziale, organisatorische Kompetenzen
– Werkzeuge und Arbeitsmittel für das Software Asset Management
– Erforderliches Maß „Herstellerspezifisches Lizenzierungs – Knowhow“ und Alternativen
– Strategisches Lizenzmanagement (SAM 2.0)
2. Update Microsoft Lizenzierung 2014 + Ausblick 2015/2016 „alles neu“
– Windows Desktop Betriebssysteme (Änderungen SA & Upgradepfad)
– Lizenzierung von virtuellen Desktops
– Windows Server 2012R2 External Connector
– Update „Qualifizierte Geräte“ in einem Lizenzvertrag (BYOD, Externe Nutzer, Erfüllungsgehilfen …)
– Ausblick: Umfassende Umstellung der bisher bekannten Microsoft Vertragsmodelle (das Ende von Select+, EA, EAS…)

Zusammenfassung und Diskussion

Schriftliche Anmeldung an: schulung@it-connect.de

Microsoft Licensing Deep Dive Workshop für Fortgeschrittene am 25.02.2015

Termin: 25.02.2015
Ort: CONNECT Schulungscenter, 79108 Freiburg, Bebelstr.17
Dauer: 1 Tag
Zeiten: 9:00 – 17:00 Uhr
Preis: 600,-€
Referent: Marcel Lepkojis

Zielgruppe: Personen mit vorhandenem Microsoft Lizenzierungs-Wissen (Basis/MLP/)
Bei einem Audit ist es meisten nicht die einfache Differenz zwischen installierter und lizenzierter Software, die für negative Überraschungen sorgt. Selbst nutzungsabhängige Themen wie „Virtualisierung“ oder „Serverbasierte Anwendungen“ sind mittlerweile großflächig am Markt durchgedrungen, und werden nur noch selten als “Unterlizenzierung” identifiziert.
Es liegt in der Natur eines jeden Prüfers, etwas aufdecken zu wollen: Wird man in den oberen Schichten nicht fündig, wird tiefer gegraben.
Zunehmend decken Audits Missstände in Bereichen auf, deren Lizenzbedingungen seit Jahren existieren, in der Praxis jedoch kaum beachtet, und vom Hersteller bisher „großzügig“ ausgelegt wurden. Hintergrund für die großzügige Auslegung waren zu einem unklare Formulierungen in den Produktnutzungsrechten, zum anderen die Tiefe des erforderlichen technischen Knowhows.

Auf Fragestellungen dieser Art, sollte man in Zukunft vorbereitet sein:
• wie verteilen Sie Ihre Druckertreiber?
• wird der Tonerstand Ihrer Druckers angezeigt/überwacht?
• wie erhalten Ihre Netzwerkgeräte wie z.B. Switche, Sensoren, Drucker usw. eine IP Adresse?
• werden Jobs direkt oder stapelweise in die SQL Datenbank transportiert?
• Welche Sanktionen oder technische Regulierungen wird für den Zugriff auf System XY angewendet?
• Welche Funktionen sind innerhalb der Exchange Benutzerpostfächer aktiviert?
• uvm…

Fehlt Ihnen bei einer dieser Fragen der logische Bezug zur Microsoft Lizenzierung?
Dann wird Ihnen dieser Deep Dive Workshop wertvolles Wissen vermitteln, um Ihre Aufgaben als Lizenzmanager noch kompetenter zu meistern.

Inhalt:

• Device CAL Modell – wann brauche ich eine CAL ?
• Disaster Recovery Rights (Server)
• Failover-Server Rights (SQL 2008-2012R2, 2014)
• Backup & Replication Tools aus Sicht der MS PUR
• Pooling/ Update der Multiplexing Politik bei SQL
• Externe Zugriffe – Definition, Abgrenzung, Lizenzoptionen (WinServer)
• SA – License Mobility – Definition, Abgrenzung, Regeln
• Roaming Use Rights
• Office365E-x zur Lizenzierung bei lokalem Einsatz

Produktkategorien: Windows Server, SQL, Office

Die Erläuterung der Themen erfolgt anhand von Fallbeispielen, Simulationen und Praxis-Berichten aus SAM Projekten.

Neue Termine für SAM Breakfast Workshops in Karlsruhe, Freiburg & Appenweier

Auf Wunsch unserer Kunden haben wir nochmal kurzfristige SAM Breakfast Termine aufgesetzt.
Wie immer wird die Teilnehmerzahl gering gehalten, um auch spezifische Fragen behandeln zu können.

Referent: Hr. Holger Kischlat (CONNECT SAM Team / SAM Account Manager)

Anmeldung: sek@leitwerk.de

20140518-020504.jpg

Vortrag bei Event “Compliance im Mittelstand”

Termine in Freiburg – Karlsruhe – Appenweier

Neben Themen wie Haftung, Datenschutz, Risikomanagement und BSI sind wir mit dem Thema “Lizenzrecht” durch einem Vortrag vertreten. Die Referenten setzen sich aus Juristen, TÜV Zert. Compliance Beratern, BSI Auditoren zusammen.
Von Seiten des CONNECT SAM Teams ist Marcel Lepkojis als Referent vertreten.

Veranstalter ist die ORGAteam GmbH
Preis: 199€ p.P
Infos unter http://www.leitwerk.de



Folgen

Erhalte jeden neuen Beitrag in deinen Posteingang.